Votre santé exige confiance et discrétion. Chez Physiothérapie Gadbois-Labbé inc., nous ne recueillons que l’essentiel, nous limitons les accès aux besoins réels, nous sécurisons nos systèmes et nous réagissons rapidement en cas d’incident. La présente politique de protection des renseignements personnels (la « Politique ») explique comment nous protégeons vos renseignements et comment nous respectons les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Vous y trouverez aussi vos droits et la façon de joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels qui demeure votre point de contact pour toute question.

1. Objet et la portée de la Politique

La Politique a été conçue pour vous aider à comprendre le type de renseignements que nous recueillons, la façon dont nous les utilisons, combien de temps nous les conservons et les mesures de sécurité que nous avons mises en place pour protéger ces renseignements et votre vie privée.

Elle s’applique à tous nos services et vise les renseignements qui peuvent être recueillis en clinique, par téléphone, par courriel, via nos formulaires et outils de prise de rendez-vous en ligne, ainsi que via notre site web.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Toute question relative à la Politique peut être soumise à la personne membre du personnel de Physiothérapie Gadbois-Labbé inc. que nous avons désignée comme personne responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne voit à la conformité, traite les demandes et les plaintes, et approuve toute évaluation des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requis par la loi.

3. Source de collecte des renseignements personnels

Nous recueillons généralement nous-mêmes les renseignements personnels qui font l’objet de la Politique. Nous pouvons toutefois retenir les services de certains tiers pour recueillir des renseignements personnels auprès de notre clientèle. Ces tiers sont des prestataires de services qui offrent des outils que nous utilisons afin d’optimiser la gestion de nos opérations.

Certains renseignements personnels peuvent également être recueillis en ayant recours à une technologie comprenant des fonctions permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage de visiteurs du site Internet de Physiothérapie Gadbois-Labbé inc., notamment par des témoins de connexion. Avant qu’une telle technologie ne soit utilisée à votre égard, nous vous informons, via un widget ou tout autre moyen approprié, du recours à cette technologie, des moyens offerts pour activer ces fonctions et nous obtenons votre consentement. Certains témoins sont nécessaires au fonctionnement de base de notre site web et sont, par défaut, toujours actifs.

4. Renseignements recueillis

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à la prestation de nos services et à la gestion de la clinique, incluant, sans limitation : i) vos renseignements d’identification et de contact, dont votre nom, votre prénom, votre date de naissance, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, et le nom de la personne à contacter en cas d’urgence, ii) votre dossier clinique, incluant des questionnaires de santé, vos antécédents, vos motifs de consultation, vos notes d’évaluation et d’évolution, les plans d’intervention, vos résultats de tests ou d’imagerie et tous rapports pertinents, iii) vos renseignements de facturation et d’assurance, le cas échéant, dont vos informations de paiement, le nom de votre assureur et le numéro de police, toutes informations nécessaires aux réclamations (par exemple : CNESST, SAAQ, assureurs privés, etc.), iv) tous renseignements pertinents pour la prise de rendez-vous et nos interactions, incluant vos disponibilités, vos préférences de communication, vos confirmations, vos annulations et tous rappels et v) tous renseignements techniques, le cas échéant, dont vos données de base de navigation et les témoins nécessaires au fonctionnement de notre site web et de la plateforme de rendez-vous.

Lorsque des renseignements sont accessibles au public en vertu de la loi ou qu’il s’agit de coordonnées professionnelles (par exemple : votre nom, votre titre, vos fonctions, le moyen de vous joindre au travail, etc.), nous les traitons de façon proportionnée et conformément aux exigences applicables.

Nous pouvons communiquer des renseignements ou ne pas informer une personne lorsque la loi l’autorise ou l’exige.

5. Finalités d’utilisation

Vos renseignements sont principalement utilisés pour la prestation des soins offerts par Physiothérapie Gadbois-Labbé inc. Nous utilisons également ces renseignements pour la prestation de nos soins, l’administration de la clinique, la facturation et la gestion des réclamations, le contrôle de la qualité, de la conformité et de la sécurité, le respect de nos obligations légales et fiscales, ainsi que pour nos communications non commerciales.

6. Consentement

Bien que certaines utilisations soient permises sans consentement additionnel lorsqu’elles sont requises par la loi, pour prévenir ou détecter la fraude, pour répondre à une demande d’une autorité ou pour exécuter une obligation contractuelle, nous nous appuyons principalement sur votre consentement pour la collecte et l’utilisation nécessaires à la prestation de nos soins.

7. Communication de vos renseignements

Nous ne partageons vos renseignements qu’au besoin, avec des garanties contractuelles appropriées.

Ces communications incluent comme destinataires : i) les professionnels et le personnel de la clinique qui sont impliqués dans vos soins, ii) nos fournisseurs de services essentiels à nos opérations, iii) vos assureurs ainsi que tous autres organismes publics ou privés, uniquement lorsque cela est nécessaire pour le traitement d’une réclamation et iv) tous tiers qui bénéficient d’une ordonnance des tribunaux ou qui bénéficient d’une autorisation prévue par la loi. En cas de vente de Physiothérapie Gadbois-Labbé inc. ou de fusion, vos renseignements pourraient être communiqués au successeur sous réserve d’engagements de confidentialité.

Nous n’échangeons ni ne vendons vos renseignements personnels.

8. Conservation de vos renseignements et transferts hors Québec

Nos systèmes privilégiés sont hébergés au Canada lorsque possible. Certains fournisseurs peuvent être situés à l’extérieur du Québec ou du Canada. Dans ce cas, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et imposons des mesures contractuelles pour assurer une protection au moins équivalente et le respect des lois applicables. Des renseignements sous d’autres juridictions peuvent toutefois être accessibles aux autorités de ces juridictions.

9. Durée de conservation

Nous conservons les renseignements le temps nécessaire aux fins décrites ci-haut, plus toute période requise pour respecter nos obligations légales, réglementaires et déontologiques applicables aux dossiers cliniques en physiothérapie au Québec. Une fois l’échéance atteinte, nous anonymisons ou détruisons les renseignements de manière sécuritaire.

10. Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques proportionnées à la sensibilité des renseignements : contrôle des accès selon les rôles, chiffrement lorsque pertinent, registres d’accès, politiques internes, contrats de confidentialité, sauvegardes et journalisation.

Aucune méthode n’est infaillible ; en cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous suivons la loi : mesures d’atténuation, avis à la RPRP, inscription au registre et notifications requises.

11. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous disposez des droits suivants :

11.1 Accès – Sur demande, nous confirmons si nous détenons des renseignements personnels vous concernant et nous vous en communiquons une copie intelligible, ainsi que les catégories d’utilisations et les communications effectuées au cours d’une période récente permise par la loi.

11.2 Rectification – Vous pouvez demander la rectification de tout renseignement personnel vous concernant qui est inexact, incomplet ou équivoque, ou la suppression de tout renseignement dont la collecte, la communication ou la conservation n’est pas autorisée par la loi. En cas d’acceptation, nous vous fournirons sans frais une copie des renseignements modifiés ou ajoutés ou une attestation de suppression, et nous aviserons sans délai toute personne à qui ces renseignements ont été communiqués dans les six (6) mois précédents, le cas échéant. En cas de refus, nous motiverons la décision et indiquerons vos recours.

11.3 Retrait de consentement – Sur demande, vous pouvez retirer en tout temps votre consentement aux usages non essentiels de vos renseignements (par exemple : infolettres, sondages non cliniques, témoins d’analyse), sans affecter : i) les traitements nécessaires à la prestation de nos services, ii) nos obligations légales et déontologiques, ni (iii) les traitements déjà réalisés. Le retrait peut limiter certaines fonctionnalités ou communications facultatives.

11.4 Portabilité – Sur demande, nous vous communiquerons les renseignements personnels informatisés que nous avons recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé, afin que vous puissiez les réutiliser ou les transmettre à un autre organisme. Sont exclus les renseignements créés ou inférés par la clinique et ceux obtenus de tiers.

11.5 Cessation de diffusion – Sur demande et sous réserve des conditions légales, nous pouvons i) cesser de diffuser un renseignement personnel vous concernant, ii) déréférencer tout hyperlien rattaché à votre nom permettant d’y accéder par un moyen technologique, ou iii) réindexer un hyperlien, lorsque : a) la diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire; ou b) la diffusion cause un préjudice grave à votre réputation ou à votre vie privée et ce préjudice est manifestement supérieur à l’intérêt du public à connaître votre renseignement ou à la liberté d’expression, et la mesure demandée n’excède pas ce qui est nécessaire.

11.6 Plainte – Si vous estimez qu’une pratique de Physiothérapie Gadbois-Labbé inc. ou un incident de confidentialité contrevient à la loi ou à la présente Politique, vous pouvez déposer une plainte écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels. Indiquez votre identité, les faits essentiels, l’impact et le résultat recherché. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Pour exercer vos droits, nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Une vérification d’identité peut alors être exigée, et des frais raisonnables peuvent s’appliquer pour des copies volumineuses, tel que permis par la loi. Nous répondons généralement dans les 30 jours suivant la réception d’une demande écrite, avec possibilité de prolongation lorsque permis.

12. Communications marketing

Vous pouvez vous désabonner en tout temps des communications promotionnelles via le lien prévu ou en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels. Les communications de service (par exemple : rappels de rendez-vous, informations cliniques) pourraient continuer lorsqu’elles sont nécessaires.

13. Prise de décision automatisée

Nous n’effectuons pas de décision ayant un impact significatif fondée uniquement sur un traitement automatisé. Aucune décision clinique n’est prise sans jugement professionnel.

14. Témoins et technologies similaires

Notre site et nos outils de rendez-vous peuvent utiliser des témoins nécessaires pour la sécurité, la gestion de session et le bon fonctionnement. Vous pouvez paramétrer votre navigateur pour les refuser; toutefois, certaines fonctionnalités peuvent alors être limitées. Nous n’utilisons pas de témoins publicitaires sans votre consentement et vous pouvez retirer votre consentement en tout temps via le gestionnaire de préférences.

15. Mineurs

Lorsque requis, le consentement du parent ou du tuteur est obtenu pour les mineurs. Les droits d’accès et de rectification sont exercés selon les règles applicables aux dossiers d’un mineur.

16. Mises à jour de la Politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique pour refléter des changements législatifs, réglementaires ou opérationnels. La date de la dernière mise à jour apparaît en en-tête. Toute modification importante sera annoncée sur notre site web ou en clinique.

17. Nous joindre

Pour toute question, demande d’accès ou de rectification, plainte ou retrait de consentement, nous vous invitons à contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels :

MADAME JESSICA LABBÉ

Responsable de la protection des renseignements personnels

103B-147, boulevard Louis-Philippe-Picard Repentigny (Québec) J5Y 0B5

Courriel : jessica.physiogl@hotmail.com

Téléphone : 514 465-1529